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Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten: Hotelrechnung mit ausgewiesenem Frühstück

Zur Ermittlung der vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten ist das Frühstück aus der Hotelrechnung herauszurechnen. Wird lediglich ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück ausgewiesen und lässt sich daher der Preis für das Frühstück nicht feststellen, ist das Frühstück mit 20 % des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24 Stunden Abwesenheit (Inland: 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR; Ausland: 20 % des Auslandstagegeldes bei 24 Stunden Abwesenheit) anzusetzen und vom Rechnungspreis abzuziehen.

Ist aber der Preis für das Frühstück in der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen, muss zur Ermittlung der vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten der Rechnungsbetrag um die tatsächlichen Kosten für das Frühstück (Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer) gekürzt werden.

Beispiel: Anlässlich einer zweitägigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit bucht der Arbeitnehmer in einem Hotel ein Einzelzimmer mit Frühstück. Er erhält vom Hotel folgende Rechnung:

Übernachtung im Einzelzimmer	100,00 EUR
Frühstück	18,00 EUR
Zwischensumme	118,00 EUR
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	22,42 EUR
Gesamtbetrag	140,42 EUR

Der Arbeitgeber kann die Übernachtungskosten in folgender Höhe steuerfrei ersetzen:

Gesamtbetrag der Hotelrechnung	140,42 EUR
abzüglich Frühstück 18 EUR zzgl. 19 % Umsatzsteuer	21,42 EUR
steuerfrei ersetzbare Übernachtungskosten	119,00 EUR

Die Kosten für das Frühstück sind mit dem Pauschbetrag für Verpflegung abgegolten. War der Arbeitnehmer an beiden Tagen der zweitägigen Dienstreise (= Auswärtstätigkeit) z.B. mindestens 14 Stunden von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend, kann der Arbeitgeber außerdem 24 EUR Verpflegungsmehraufwand (2 Tage à 12 EUR) steuerfrei erstatten.

Hinweis: Ist im vorstehenden Beispiel das Hotelzimmer vom Arbeitgeber gebucht worden, handelt es sich dabei um steuerfreien Reisekostenersatz. Das Frühstück wird in diesem Fall vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, mit der Folge, dass der Arbeitgeber 1,50 EUR als Sachbezugswert dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers hinzurechnen muss. Diese Versteuerung kann entfallen, wenn der Beschäftigte direkt einen Betrag von 1,50 EUR an den Arbeitgeber zahlt, z.B. indem 1,50 EUR "pro Führstück" von der steuerfreien Reisekostenvergütung (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen) abgezogen wird.

Information für:	Arbeitgeber und Arbeitnehmer
zum Thema:	Einkommensteuer

(aus: Ausgabe 06/2008)

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